NextCloud webinterface handleiding

1. Je eerste acties in Nextcloud

Nextcloud (voorheen Owncloud) is te gebruiken middels software op je pc of mac, via diverse apps op android en ipad maar ook webbased.
Het adres daarvoor is https://data.ssctwente.nl, open deze link in je webbrowser (liefst firefox) en log in met je Nextcloud account (is niet hetzelfde account als waar je mee inlogt op het netwerk, kan er wel op lijken).

Uit beveiligingsoverwegingen is het belangrijk dat je als eerste je wachtwoord wijzigt. Rechtsboven in het scherm zie je inlognaam met daar naast een pijltje.

Door op het pijltje te klikken krijg je een menu te zien. Kies in dit menu voor Persoonlijk.

 

 

 

 

 

 

In het scherm dat verschijnt dien je je wachtwoord te wijzigen en je e-mailadres vast te leggen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vul je huidige wachtwoord in en je nieuwe wachtwoord (hoeft niet gelijk te zijn aan je netwerkwachtwoord). Klik daarna op Wijzig wachtwoord. Vul bij E-mailadres je e-mailadres in. Dit heb je nodig als je je wachtwoord vergeten bent en je wachtwoord moet resetten. Zonder e-mailadres kun je je wachtwoord voor OwnCloud niet resetten. In dit scherm kun je tevens je volledige naam opgeven (als je dat wilt) en een profielafbeelding toevoegen.

Als je je volledige naam aanpast dan verschijnt deze rechts bovenin het scherm, tenzij je een profielafbeelding hebt ingesteld, dan verschijnt alleen de profielafbeelding.

 

 

 

 

 

In het menu onder je naam vind je ook de mogelijkheid om je af te melden.

2. De onderdelen van het OwnCloud start scherm

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Bestanden/Activiteit knop, voor bestands- of activiteiten-weergave in Nextcloud

2. Bestanden/Activiteiten onderverdeeld in groepen

3. Home knop (dezelfde functie als knop 2)

4. Nieuw knop, voor aanmaken van een nieuwe map, nieuw bestand

5. Zoekvenster (resultaten worden direct getoond)

6. Menu voor de persoonlijke instellingen en afmelden

7. Verwijderde bestanden knop, om Verwijderde bestanden te herstellen

8. Overzicht van bestanden en mappen

 

3. Navigeren binnen OwnCloud

Om een map te openen klik je op de naam van de map. Klik je op het icoontje voor de naam van de map, dan wordt de map geselecteerd. Nadat je op de map naam hebt geklikt wordt deze geopend en de inhoud (bestanden en sub-mappen) getoond. Naast de Home knop zie de naam van de map waar je je in bevind. Klik je door naar een sub-map dan komt de naam van de sub-map weer achter de naam van de bovenliggende map.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Je kunt terugkeren naar de bovenliggende map door op de naam van de bovenliggende map te klikken.

 

4. Bestanden toevoegen aan OwnCloud

Ga naar de map waarin je het bestand/de bestanden wilt opslaan. Via het Plusje kun je bestanden uploaden. De maximale grootte van een bestand is 8 GB.

 

 

 

Eventueel kun je eerst een map aanmaken, die vervolgens openen en dan de bestanden uploaden naar die map. Een nieuwe map maak je via de knop Nieuw. Zodra je op de knop Nieuw klikt verschijnt er een menu. Klik op Map om de naam voor een nieuwe map op te geven.

 

 

 

 

 

 

 

 

Zodra je op Enter drukt wordt de nieuwe map aangemaakt. Vervolgens klik je in het overzicht op de map naam om de map te openen. Bovenin het venster zie je u dat je in de zojuist aangemaakte map zit. Klik je op het map symbool voor de naam dan wordt de map geselecteerd, maar niet geopend.

 

 

 

Om vervolgens bestanden te uploaden klik je opnieuw op het Plusje. In het venster dat dan verschijnt navigeer je naar de juiste map met de bestanden die je wilt uploaden.

 

5. Met jou gedeelde bestanden

Onder de map Shared vind je de mappen die anderen met je gedeeld hebben, bijv. Collegevergaderingen.

 

 

Gedeelde mappen zijn herkenbaar aan een afwijkend icoontje.

 

 

6. Werken met bestanden en mappen

Met een bestand in Nextcloud kun je verschillende dingen doen.

 

 

 

 

 

 

 

Als op de 3 puntjes klikt achter de bestandsnaam, verschijnt er een menu.

Naam wijzigen: je kunt de bestandsnaam in Nextcloud wijzigen
Downloaden: het bestand lokaal opslaan
Verwijderen: het bestand uit Nextcloud verwijderen (zie ook 8. Verwijderde bestanden herstellen)
Details: via Details kun je het bestand delen (zie volgende paragraaf 7), de activiteiten die er zijn geweest met het bestand bekijken, reacties bij het bestand plaatsen en de verschillende versies bekijken. Klik je op details dan verschijnt er aan het eind van de regel een soort menu.

Je kunt het bestand ook direct downloaden door op de bestandsnaam te klikken.

 

7. Bestanden delen met anderen

Als je via Details (zie vorige paragraaf) het menu opent en op Delen klikt verschijnt er een invulveld waar je de naam van de andere gebruiker kun opgeven. Je kunt de inlognaam of de volledige naam (als je collega die ten minste heeft ingevuld bij de persoonlijke instellingen) opgeven. Nextcloud laat direct zien welke namen overeenkomen met wat al hebt ingetikt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nadat je de persoon/personen hebt geselecteerd, kun je per persoon de rechten toewijzen.

 

 

 

 

 

 

Je kunt ook via een link een bestand delen. De link wordt via e-mail verstuurd. Bij het delen van een link (die je dus naar externen kunt sturen) is het instellen van een wachtwoord verplicht.

 

 

Zodra je het wachtwoord hebt opgegeven en op Enter hebt gedrukt, wordt de link gegenereerd.

 

 

 

Daarnaast is het mogelijk om een vervaldatum in te stellen. Na het ingestelde tijdstip kan het bestand niet meer worden benaderd. De datum kan via de agenda functie worden geselecteerd of handmatig worden ingevoerd.

 

 

 

 

 

 

Vul ten slotte het e-mailadres van de persoon in en klik op het envelopje om de mail te versturen.

LET OP!

De mail wordt automatisch verzonden en ziet er niet erg professioneel uit:

 

 

Helaas, is de mail niet door ons aan te passen. Een alternatief is de link naar het bestand in Nextcloud te kopiëren.

Klik op het icoontje achter de link om de link naar het klembord te kopiëren.

 

 

Vervolgens kun je in Outlook een mailtje opstellen en opmaken zoals je zelf wilt.


8. Verwijderde bestanden herstellen

Nextcloud kent een prullenbak functie. Bestanden die je verwijdert zijn niet meteen verdwenen, maar worden in de prullenbak geplaatst.

 

Door op deze knop (links onderin het scherm) te klikken kom je in een overzicht van door jou verwijderde bestanden en mappen.

Bestanden/mappen terugzetten is een kwestie van op Herstellen te klikken.

 

De geselecteerde bestanden worden teruggezet naar de plek waar ze stonden op het moment van verwijderen.

Via de prullenbak kun je verwijderde bestanden/mappen definitief verwijderen. Selecteer het bestand/ de map en klik op de knop Verwijder (rechts bovenin).